Todsünden im Zeitmanagement

Viele Existenzgründer und Selbstständige ersticken zu Beginn ihrer Laufbahn in Arbeit, was zum einen an der zeitintensiven Natur von Start-Ups liegt, aber zum anderen auch in suboptimalem Zeit-und Ressourcenmanagement begründet werden kann. Im Folgenden finden Sie einige typische Probleme in Bezug auf Zeitmanagement, die jungen Unternehmen oft widerfahren und Wege, wie diese zukünftig vermieden werden können.

Genaue Zielsetzung und Strukturierung von Arbeitsprozessen

Zeitmanagement Unternehmer

Ohne klare Zielsetzung ist jede Zeitplanung zum Scheitern verurteilt

Unserer Erfahrung nach arbeiten viele unerfahrene Selbstständige einfach mal „drauf los“. Sie nehmen jede Arbeit an, die ihnen angeboten wird und setzen damit zu oft auf kurzfristige Erfolge. Die Folge sind mangelnde Pläne für die mittel-und langfristige Entwicklung des Start-Ups. Des Weiteren mangelt es an einer klaren Zielsetzung. Greifbare und messbare Unternehmens-Ziele verhelfen dem Jungunternehmer seine Entwicklung besser abzuschätzen, wertvolle Arbeitsprozesse auszubauen und nutzlose Prozesse zu streichen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Ein weiterer „Zeitfresser“ lässt sich in diesem Zusammenhang in der fehlenden Struktur von Arbeitsprozessen wiederfinden. Solche so genannten Action-Plans erfordern eine detaillierte Planung von aufeinanderfolgenden Schritten, die zur Erreichung des gewünschten Ziels führen sollen. Nach Abschluss eines Projektes kann dann Schritt für Schritt nachverfolgt werden, an welcher Stelle es gehapert hatte und Verbesserungspotential besteht.

Klare Prioritäten schaffen

Dieser Bereich betrifft nicht nur Unternehmer, sondern gleichermaßen Angestellte. Die heutige Arbeitswelt erfordert die Priorisierung von Arbeitsschritten, da geradezu eine Überflutung an zeitraubenden Aufgaben, welche die Produktivität einschränken, stattfindet. In diesem Sinne ist es wichtig sich darüber Gewahr zu werden, welche Aufgaben mittel- und langfristig wirklich Ergebnisse vorweisen.

Eine schwere Aufgabe vor sich haben

Da die Willenskraft zu Beginn des Tages am höchsten ist, sollte man sich zu dieser Zeit den schwersten Aufgaben widmen

Psychologen haben beispielsweise herausgefunden, dass die Willenskraft zu Beginn des Tages am Höchsten ist und daher Aufgaben, die am wenigsten beliebt sind, früh erledigt werden sollten. Ähnliches gilt für das berühmte „Bigger Picture“. Unserer Meinung nach vernachlässigen viele Jungunternehmer diesen Aspekt oft grundsätzlich. Gemeint ist damit, dass täglich eine gewisse Zeit freigeräumt werden sollte, die lediglich der Planung und Umsetzung der langfristigen „großen Zielen“ des Unternehmens dienen, um zu vermeiden, dass diese im Tagesgeschehen untergehen.

Selbstständigkeit != Alles selber machen, Optimierung des Arbeitsflows

Leider verfallen viele Unternehmer häufig in das Mantra, dass alle Tätigkeiten vom Selbständigen bearbeitet werden müssen. Es werden dabei Aufgaben erledigt, die von anderen (oft besser qualifizierten Kräften) wesentlich schneller abgeschlossen werden könnten, in der Hoffnung Kosten einzusparen. In der Realität wird dann meist wesentlich mehr Zeit als ursprünglich geplant aufgewendet und Tätigkeiten, die das Unternehmen weiter voran gebracht hätten, bleiben unbearbeitet liegen.

Die heutige Arbeitswelt ist außerdem voll von zusätzlichen Ablenkungen. Social Media, Emails und Anrufe, um nur einige wenige zu nennen. Immer wieder wird die Produktivität unterbrochen, was Unmengen an Zeit kostet. Ein perfektes Beispiel ist das Checken von Social Media, insbesondere Facebook, während der Arbeitszeit.

Um dieser Falle zu entgehen, können Zeitfenster erstellt werden, in denen nur gewisse Arbeiten erledigt werden sollen. Als Beispiel könnte festgelegt werden, dass Social Media Kanäle nur vor und nach der Arbeit überprüft werden dürfen. Dies verhindert, dass Sie in so genannte „loops“ verfallen. Unter dieser Begrifflichkeit wird verstanden Aufgaben zu erledigen, die den allgemeinen Arbeitsprozess nicht voran bringen.